Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En el presente documento se establecen las políticas y procedimientos establecidos por SME INTERVENTORÍA Y CONSTRUCCIÓN SAS (en adelante, SME) para el manejo y protección de los datos personales obtenidos en las relaciones con asociados, colaboradores, clientes, contratistas, proveedores o cualquier tercero. Estos datos se someterán a lo indicado en la presente política, estableciendo las medidas, finalidades, procedimientos y uso que daremos a nuestras bases de datos, así como el conjunto de mecanismos con los que sus titulares cuentan para conocer, actualizar, modificar, ratificar, suprimir o, en general, disponer de los datos suministrados y/o revocar la autorización dada a SME, sucursales o sus filiales.

Para efectos de la presente política, se entenderá que la información objeto de tratamiento por parte de SME y, para este documento, los “datos personales” serán el conjunto de datos que suministran los titulares cuando acceden a los bienes, servicios o, en general, ingresan a las plataformas comerciales de la compañía. Estos datos pueden resumirse como nombres, apellidos, números de identificación, edad, sexo, dirección, país, ciudad de residencia, correo electrónico, gustos, preferencias y, en general, el conjunto de datos requeridos en el proceso de registro, los cuales en todo caso no serán de carácter sensible conforme a las definiciones legales del término.

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos:
El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad:
El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

• Principio de libertad:
El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad:
La información personal debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia:
El tratamiento de datos personales debe garantizar el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida:
El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los mismos, las disposiciones legales y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

• Principio de seguridad:
La información personal sujeta a tratamiento debe manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad:
Todas las personas involucradas en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las labores de tratamiento. Solo podrán realizar el suministro o comunicación de los datos cuando corresponda al desarrollo de actividades autorizadas por la Ley.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Al momento de obtener la información, se le informará al cliente, colaborador, contratista, proveedor o cualquier tercero sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales asociados a la relación contractual y/o comercial, obteniendo su respectiva autorización. Las finalidades incluyen:

• Cumplir con las reglamentaciones de Ley en cuanto al sistema de autocontrol del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo – SARLAFT.
• La base de datos de empleados busca centralizar la información de los colaboradores. Sus datos de contacto pueden ser compartidos con las entidades vinculadas a SME para acceder a beneficios derivados de productos o servicios de SME.
• La base de datos de exempleados guarda la información de los mismos durante el término establecido por la Ley laboral.
• La base de datos de aspirantes recoge información de las Hojas de Vida, certificaciones y referencias de quienes se presentan a procesos de selección para identificar los candidatos más idóneos.
• La base de datos de proveedores y contratistas contiene información actualizada de las personas que prestan sus servicios a SME.
• La base de datos de clientes tiene como objetivo contactar a los titulares para presentarles productos, servicios o trámites, y solicitar opiniones para mejorar la calidad de los productos o servicios de la empresa.

En caso de que la finalidad cambie o modifique de manera que el titular no lo espere razonablemente, se le informará de manera previa para obtener su consentimiento nuevamente.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SME. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando se exceptúe como requisito para el tratamiento. c) Ser informado, previa solicitud, sobre el tratamiento que se les ha dado a sus datos personales. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del uso de los datos cuando se incumplan los principios, derechos y garantías establecidos por la Ley. f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON DATOS PERSONALES

El responsable interno del tratamiento de datos personales será la Dirección Administrativa y Financiera. Para consultas, reclamos o cualquier solicitud relacionada con los datos personales, los titulares podrán contactar a SME mediante:

• Correo electrónico: administracion@smeinterventoriayconstruccion.com
• Dirección: Carrera 28 A No. 49 A 91 Piso 3, Bogotá
• Teléfonos: 3052078915 – 6012489657

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Para presentar una consulta, reclamo o solicitud relacionada con sus datos personales, el titular deberá:

1. Contactar a la Dirección Administrativa y Financiera de SME.
2. Formular el reclamo por escrito, indicando la descripción de los hechos y los documentos de soporte.
3. En caso de que la información sea incompleta, SME solicitará la corrección en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles.
4. SME resolverá el reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde la recepción de la solicitud.

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El titular debe agotar el procedimiento interno antes de presentar una queja ante la SIC.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

SME se compromete a usar las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar accesos no autorizados.

ENTRADA EN VIGOR Y TIEMPO DURANTE EL CUAL SE TRATARÁN LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales se mantendrán en las bases de datos de SME hasta cumplir con las finalidades establecidas en este documento.