Código de ética empresarial

CÓDIGO DE ÉTICA EMPRESARIAL

ÍNDICE

1. OBJETO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLÍTICAS 4.1 Política de Donaciones
   4.2 Política de Contribuciones a Campañas Políticas
   4.3 Política de Regalos
   4.4 Política de Giros a Terceros
5. VALORES CORPORATIVOS
6. LINEAMIENTOS GENERALES
7. RELACIÓN CON LAS PERSONAS
8. PROPIEDAD INTELECTUAL DE PRODUCCIONES
9. RELACIONES DE PARENTESCO
10. RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES: Consumo de Alcohol y Drogas Ilegales
11. DERECHOS A REALIZAR ACTIVIDADES DEPORTIVAS, POLÍTICAS Y RELIGIOSAS
12. CONFLICTOS DE INTERÉS
13. RELACIONES CON PROVEEDORES O CLIENTES
14. EMPLEOS EXTERNOS Y COMPATIBILIDAD
15. CARGOS DE REPRESENTACIÓN POPULAR
16. MANEJO Y USO DE LA INFORMACIÓN
17. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SARLAFT
18. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES: Cumplimiento de las Normas e Infracciones
19. LÍNEA DE DENUNCIAS
20. COMPROMISO DE LOS EMPLEADOS Y GRUPOS DE INTERÉS
    

1. OBJETIVO
El objetivo del Código de Ética Empresarial de SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS es informar las normas y directrices de comportamiento que deben acatar tanto empleados como contratistas, regidos por los principios morales y valores corporativos necesarios para garantizar la transparencia en las relaciones con los clientes, proveedores, autoridades competentes, superiores empleados y, en general, con el resto de la sociedad.

2. ALCANCE
Las normas de este Código son obligatorias para todos los empleados de SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS, cualquiera sea su posición jerárquica, y están orientadas igualmente a todo aquel que se relacione con la empresa y/o sus filiales.
La Dirección Administrativa y Financiera velará por el cumplimiento de las normas que aquí se establecen y se encargará de dar la adecuada difusión a este código, proporcionando a cada empleado acceso al mismo.
Lo anterior no exime de responsabilidad a los Gerentes, Directores o Jefes de área, quienes deben reforzar permanentemente su cumplimiento y estar atentos sobre el seguimiento a las disposiciones establecidas en este instrumento. Igualmente, deben reportar cualquier inobservancia a lo aquí establecido.
Estas directrices deben ser atendidas también por las personas que tengan relación de negocios con SME y su grupo empresarial, con el objeto de cumplir nuestros estándares de ética y anticorrupción.

3. DEFINICIONES
Para una mejor comprensión y aplicación del presente Código, se dan a conocer los términos utilizados en la administración de riesgos, establecidos en la Circular Externa 100-00003 de 2016 de la Superintendencia de Sociedades, los cuales tomaremos como referencia para nuestras buenas prácticas:

• Altos Directivos: Son las personas naturales o jurídicas designadas para administrar y dirigir la persona jurídica, de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna y la Ley colombiana.
• Asociados: Son las personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero, trabajo u otros bienes a una sociedad a cambio de cuotas, acciones o cualquier otra forma de participación según las leyes colombianas.
• Auditoría de Cumplimiento: Revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la ejecución del programa de Ética Empresarial.
• Contratista: Tercero que presta servicios a una Persona Jurídica o que tiene una relación jurídica contractual con ésta, ya sea proveedor, intermediario, agente, distribuidor, asesor, consultor o parte en contratos de colaboración o riesgo compartido.
• Corrupción: Actuar deshonestamente abusando del poder a cambio de sobornos o beneficios personales, favoreciendo injustamente a terceros en contra de los intereses de la empresa.
• Debida Diligencia: Revisión periódica sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional, con el propósito de identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional.
• Empleado: Individuo que presta un servicio personal bajo subordinación a una Persona Jurídica o sus sociedades subordinadas, a cambio de una remuneración.
• Fraude: Acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza para obtener dinero, bienes, servicios o evitar pagos o pérdidas.
• Oficial de Cumplimiento: Persona designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional.
• Políticas de Cumplimiento: Políticas adoptadas por los Altos Directivos para llevar a cabo negocios de manera ética, transparente y honesta, y para identificar, detectar, prevenir y mitigar los riesgos de soborno y corrupción.
• Servidor Público Extranjero: Persona que tiene un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, subdivisiones políticas o autoridades locales de una jurisdicción extranjera, o que ejerza funciones públicas para el Estado o una empresa del Estado.
• Soborno: Acción de dar, ofrecer, prometer o solicitar algo de valor a cambio de un beneficio particular.
• Soborno Transnacional: Soborno realizado por medio de los Empleados, administradores, Asociados, Contratistas o Sociedades Subordinadas a un servidor público extranjero a cambio de que realice, omita o retrase un acto relacionado con sus funciones.
• Sociedad Subordinada: Según lo previsto en el artículo 260 del Código de Comercio.

4. POLÍTICAS
SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS, como directriz de sus buenas prácticas corporativas, actúa bajo reglas estrictas de ética para el logro de su gestión, tanto en el desarrollo de las obras como en su compromiso social.
Es por ello que las acciones y toma de decisiones de sus empleados deben estar enmarcadas bajo los principios de respeto, responsabilidad, trabajo en equipo, participación, compromiso, confianza y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para los trámites ante las autoridades competentes, negándose en todo momento a ser parte de actos de corrupción o sobornos.

4.1. POLÍTICA DE DONACIONES
PRABYC INGENIEROS recibe requerimientos individuales y de organizaciones para realizar donaciones, lo que permite contribuir a mejorar la calidad de vida en diversos sectores de la comunidad.
Las donaciones se realizarán en cumplimiento de las normas de los países donde la empresa realiza sus actividades comerciales, y de acuerdo con el Código de Ética Empresarial. Se dará prioridad a aquellas donaciones con impacto social en las comunidades.
Las donaciones en especie se calcularán, para los efectos de la presente política, al valor de mercado de las mismas.
Todas las solicitudes de donaciones deberán ser presentadas a la Alta Gerencia de la compañía, quienes indicarán su aprobación, monto, medio de entrega (en especie o dinero) y las condiciones para su legalización.
Las donaciones que superen 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes deberán formalizarse por medio de escritura pública.
SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS no efectuará ningún tipo de aportes o donaciones a personas o entidades involucradas en el lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo.

4.2. POLÍTICA DE CONTRIBUCIONES A CAMPAÑAS POLÍTICAS
Las políticas corporativas excluyen las donaciones o aportes a campañas y partidos políticos a nivel societario.
Los socios, a nivel personal, podrán aportar de su patrimonio y a título individual con contribuciones políticas. Estas contribuciones no se entenderán en ningún momento como realizadas en nombre o representación de SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS.
Para estas donaciones, los socios deberán cumplir con la regulación vigente para formalizar sus contribuciones personales.

4.3. POLÍTICAS DE REGALOS
La entrega y recepción de regalos y atenciones en el desarrollo de las actividades comerciales es propia del negocio y tiene como objetivo fortalecer las relaciones comerciales, especialmente durante las festividades de fin de año.
SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS ha establecido que, solo para la época navideña, se dispondrá de obsequios para las personas y entidades que colaboran con el desarrollo de sus actividades.
No se ofrecerán, aceptarán ni solicitarán regalos o atenciones si se entienden o parecen entenderse como una obligación o un soborno.
En caso de dudas con respecto a la conveniencia de recibir u ofrecer regalos o atenciones, o si no es posible aplicar los parámetros establecidos, se debe reportar inmediatamente la inquietud al Oficial de Cumplimiento. Si lo considera necesario, el Oficial de Cumplimiento podrá someter la situación a la consideración de la Gerencia General (Representante Legal).

4.4. POLÍTICA DE GIROS A TERCEROS
De conformidad con lo establecido en el manual de procedimientos de registro de facturas de proveedores y subcontratistas, se debe tener en cuenta que, en el caso de realizar el pago a un tercero distinto al que nos prestó el servicio o suministró algún bien, no se podrá reconocer fiscalmente como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables en el impuesto a la renta, según lo indicado en el artículo 771-5 del Estatuto Tributario.
Este giro a terceros solo podrá efectuarse con la autorización de la Gerencia General (Representante Legal).
Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otros medios de pago autorizados por el Gobierno Nacional.

5. VALORES CORPORATIVOS
Los altos directivos de SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS están comprometidos con las mejores prácticas corporativas, promoviendo una cultura de transparencia e integridad. Esta filosofía es un ejemplo para cada empleado y una directriz para contratistas, asociados y todas las personas que tengan vínculo con la compañía.

Nuestros principales valores corporativos son:

• Honestidad: Pensamos y actuamos con integridad, responsabilidad, seriedad y disciplina en cada uno de nuestros proyectos. Buscamos no solo satisfacer y solucionar las necesidades de vivienda de los colombianos, sino también contribuir a la transformación de nuestro entorno, creando obras que integren al ser humano con los recursos naturales que lo rodean.
• Confianza: Depositamos nuestra confianza en nuestros empleados, creyendo plenamente en el trabajo y el esfuerzo que realizan. Estamos seguros de que, al brindarles la libertad para concentrarse en sus objetivos, contribuirán al crecimiento tanto personal como de la empresa, bajo estrictos lineamientos de honestidad y observancia de normas y procedimientos.
• Responsabilidad: Nuestra responsabilidad no solo se enfoca en cumplir con las expectativas de nuestros clientes, sino también en proteger el medio ambiente, promoviendo políticas de autocuidado que garanticen la seguridad de cada empleado y la preservación de los recursos naturales.
• Liderazgo: Fomentamos que cada empleado sea líder en su proceso, impactando positivamente a su grupo de trabajo y a la empresa. Buscamos que cumplan tanto sus metas personales como las organizacionales, para la satisfacción del cliente.
• Lealtad: El compromiso de ser fieles a la empresa y a nuestro equipo de trabajo genera un sentido de pertenencia que nos permite alcanzar las metas y objetivos establecidos.

6. LINEAMIENTOS GENERALES
SME INTERVENTORIA Y CONSTRUCCIÓN SAS, a través de su Alta Gerencia, empleados y asociados, declara que ante la corrupción en cualquiera de sus formas, la extorsión y el soborno, tendrá una «cero tolerancia». No se tolerarán situaciones como:

• Pagar sobornos a funcionarios públicos o de entidades privadas en cualquier país donde opere la empresa.
• Ofrecer pagos, regalos o promesas con el fin de que las decisiones o acciones de una persona beneficien a uno mismo, a familiares hasta tercer grado de consanguinidad o a la compañía.
• Recibir una solicitud de soborno o de pago sospechoso proveniente de cualquier persona o entidad. Este hecho debe ser reportado inmediatamente a través de la línea anticorrupción.
• Ofrecer tratos especiales a los clientes que no estén definidos previamente por la empresa, aunque la motivación sea el cumplimiento de metas comerciales o el posicionamiento de la compañía.
• No respetar acuerdos de confidencialidad suscritos con la compañía, contratistas, proveedores y clientes.
• Omitir el reporte de actividades o situaciones irregulares a la línea anticorrupción.
• Suministrar a terceros información confidencial de la empresa, que no esté relacionada específicamente con el negocio.
• Dar a conocer información de clientes, contratistas o empleados a personas no autorizadas por la ley o entregar dicha información sin seguir los conductos definidos por la normativa interna.
• Relacionar negocios propios con los de la compañía.
• Manipular información o requisitos técnicos de contratación para favorecer a un tercero en particular.
• Realizar compras o contrataciones de servicios por valores no ajustados a los reales del mercado.
• Filtrar o manipular información técnica sensible para el beneficio propio o de un tercero.
• Seleccionar proveedores por contratación directa sin justificación o sin autorización de la Gerencia General.
• Fraccionar contratos o adjudicar contratos a cambio de favores personales.
• Manipular informes de avance de los contratos o presupuesto para agilizar pagos.
• Pagar bienes o servicios no recibidos o que no cumplan con las especificaciones técnicas.
• Influenciar las auditorías de los interventores manipulando información relevante de una obra.
• Permitir la vinculación de un cliente, empleado o contratista sin el cumplimiento del SARLAFT o los procedimientos establecidos.
• Realizar negocios con personas cuya situación legal o patrimonial no esté debidamente justificada o acreditada.
• Tramitar o pagar facturas sin cumplir con el procedimiento y los controles establecidos.
• Girar dineros a terceros que no tengan vinculación comercial con la empresa sin orden legal.
• Utilizar el nombre de la empresa para negocios propios o utilizar bienes de la compañía para obtener beneficios personales.
• La Alta Gerencia respaldará a todos los empleados que se nieguen a realizar pagos impropios, incluso si esto resulta en la pérdida de una oportunidad de negocio.
• SME realizará los estudios y análisis necesarios para determinar si se cometió un acto de corrupción, sin importar la posición o antigüedad de las personas involucradas.